Gestión del tiempo para mortales: 10 técnicas de productividad

El tiempo es el activo más valioso. Lo hemos escuchado muchas veces, sin embargo, muy pocas veces nos paramos a reflexionar sobre estas palabras en lo que respecta la gestión de nuestro tiempo.

En las siguientes líneas voy a hablar de productividad sin hablar de productividad. A través de una pequeña review con comentarios del libro de Oliver Burkeman Cuatro mil semanas (Gestión del tiempo para mortales) vamos a aprender las lecciones más efectivas de Time Management de la historia y las técnicas de productividad más humanas. Miles de años de prueba y error las respaldan.

Listas de tareas interminables organizadas por prioridades, método de gestión GTD, técnica de concentración Pomodoro, mantener el Inbox a cero, métodos para alcanzar la eficiencia al 100%, segundos cerebros digitales para almacenar toda la información, intentar tener el control absoluto de todo, vacaciones planificadas en franjas horarias como las reuniones de Teams, una vida completamente estructurada… Ayyyyyyy! ¡¡¡So-co-rro!!!

Se da por sentado que tenemos que hacer todo lo posible por hacer más, producir más, crear más contenido. ¿Y si la mejor forma de ser productivo y generar impacto de verdad pasa por no buscar deliberadamente la productividad en cada área de nuestras vidas?

Me ha encantado el libro de Oliver Burkeman titulado Cuatro mil semanas (Gestión del tiempo para mortales). Parte de un principio muy básico y que muchos libros de productividad y desarrollo personal obvian: somos seres humanos y no autómatas. No necesitamos controlar cada aspecto de nuestra vida, hacer siempre más que ayer, es normal sentirse desmotivado a veces y cometer errores, con frecuencia necesitamos una pausa para reflexionar sobre los asuntos más vitales. Pero lo que es más importante nuestro tiempo de vida es limitado y tenemos que actuar en consecuencia. El tiempo es el bien más preciado y escaso.

«Nadie te devolverá los años, nadie te entregará otra vez a ti mismo. […] Con todo, vendrá la muerte, a la que, quieras o no, hay que entregar el tiempo». —Séneca

El problema de intentar controlar tu tiempo es que, al final, el tiempo acaba controlándote a ti. —Oliver Burkeman

10 técnicas de productividad sin buscar ser productivo

1. Adopta un modelo de “Volumen Fijo” de tu productividad

Muchas estrategias para mejorar tu productividad te aseguran, de forma implícita, que te ayudarán a conseguir que hagas todo lo importante. Pero es imposible y esforzarte por lo lograrlo sólo hará que estés más ocupado.

Es mejor partir de la base de que todas las decisiones difíciles son inevitables y centrarse en tomarlas bien y de forma consciente.

Cualquier método para limitar el número de proyectos que tienes en marcha te ayudará en ese sentido. Aunque quizás lo más fácil sea tener dos listas de tareas pendientes, una “abierta” y la otra “cerrada”.

En la lista abierta podrás poner aquellos deseos que esperas realizar algún día. Pero la lista cerrada de tareas tiene un número fijo de tareas pendientes (recomendablemente no más de 10). Si quieres añadir una nueva tendrás que completar otra. De esta forma te aseguras que inviertes tu tiempo en aquello que consideras imprescindible y te aseguras de que estás avanzando en la dirección correcta.

2. Aborda proyectos de uno en uno

Ocupamos nuestra mente con obligaciones y distracciones para anestesiar nuestro lado emocional.

Menos es más . Intentar hacer muchas cosas a la vez sólo provocará que la calidad de tu resultado final empeore. Imagina un artesano haciendo un jarrón a la vez que responde WhatsApps, mira stories de Instagram, actualiza Twitter cada 30min y escucha un podcast simultáneamente… El resultado del jarrón será muy malo. Con el trabajo intelectual funcionamos igual. Nuestra obra requiere nuestra plena atención. Sin interrupciones. Sin que nuestra energía vital se disperse.

En el mundo moderno nuestro cerebro está sobreestimuado de constantes inputs que requieren nuestra atención. Esta desrregulación artificial de los niveles de dopamina provoca que obtengamos más placer anticipando lo que haremos que simplemente haciendo cosas.

Esta parte me ha recordado mucho al libro Flow o Fluir de Mihály Csíkszentmihályi, donde relata muy bien qué rasgos tienen en común las personas más felices y que consigue mejores resultados a lo largo de su vida. La clave está en dejarse llevar por una sola tarea que nos permita entrar una espiral virtuosa de autodesafíos y crecimiento personal.

Flow o flujo es el estado mental en que la gente está tan absorta en la actividad que está haciendo que olvida todo lo demás. La experiencia si misma es tan gratificante que, aunque cueste un gran esfuerzo completarla, la haremos sin cuestionarlo.

3. Decide de antemano en que fallar

Este es de mis principios favoritos de gestión del tiempo del libro y que mejor resume sus ideas.

Perseguimos ser perfectos en todos los ámbitos de nuestra vida. Ser los mejores en el trabajo, un amor idílico, una casa donde siempre todo está en orden, un cuerpo perfecto, leer la mayor cantidad de libros, desarrollar nuestros proyectos, ser los padres modélicos… Pero acabaremos rindiendo, de forma inevitable, por debajo de nuestras posibilidades en algún ámbito ya que nuestra energía y nuestro tiempo son limitados. Como dice el refranero español: “Quien mucho abarca, poco aprieta.

Por lo tanto una buena forma de afrontarlo es mediante el fracaso estratégico: decidir en qué áreas de nuestra vida no vamos a aspirar a obtener la excelencia.

Vivir de esta manera equivale a reemplazar la búsqueda frenética de un «equilibrio entre la vida y el trabajo» con una forma consciente de desequilibrio, sustentada en la certeza de que los roles en los que estás teniendo un rendimiento más pobre en estos momentos tendrán pronto su momento bajo los focos.

4. Céntrate en lo que has hecho, no en lo que queda por hacer

La importancia de celebrar las pequeñas victorias para seguir motivados.

El mundo moderno proporciona una cantidad inagotable de cosas que parece que vale la pena hacer y, de ahí, surge la brecha inevitable y insalvable entre lo que querrías hacer y lo que en realidad puedes hacer.

Completar todas las tareas importantes es virtualmente imposible. Conforme vayamos completándolas nos surgirán otras que consideraremos también igualmente de importantes. El vacío temporal se rellena automáticamente con más quehaceres.

Y así es cómo puedes quedarte atrapado en una triste vida de tener siempre algo pendiente de acabar. Con una “deuda de productividad infinita” e insatisfechos con nosotros mismos con la idea de que siempre podemos hacer un poco más. Es el mito de Sísifo moderno. Una forma de autoesclavizar tu agenda con expectativas de que gozarás de tiempo ilimitado para completar todo.

La contrapropuesta a tener una lista interminable de tareas pendientes de hacer pasa por tener una lista de las cosas que hemos hecho. Al celebrar los éxitos (aunque de partida sean pequeños) nos entusiasmará y motivará a seguir trabajando en otros. La probabilidad de acabar haciendo algo más valioso a largo plazo es más alta cuando disfrutas de lo que haces y no te torturas.

5. Ponle foco a tu empatía

Somos animales sociales y en el fondo bastante sencillos.

El mundo moderno hace que expandamos los problemas del mundo exterior haciéndolos nuestros mientras que olvidamos nuestro comunidad local y nuestros seres queridos más cercanos, lo que en realidad nos importa y repercute en nuestro bienestar. ¿Notáis la paradoja?

En vez de preocuparnos por las noticias interesadas que nos avasallan a diario en las redes sociales (las cuales muchas veces tienen fines políticos), deberíamos hacer un esfuerzo de altruismo, caridad y activismo pero en entornos mucho más cercanos, donde nuestras acciones tienen un impacto directo en la calidad de las personas que nos rodean.

6. Emplea tecnología aburrida y que sirva para un solo propósito

Teniendo en cuenta que tu experiencia de estar vivo no es otra que la suma de todo aquello que prestas atención, se puede decir que la tecnología nos está moldeando a su antojo. Recomiendo la lectura Superficiales, de Nicholas Carr, para entender qué está haciendo Internet con nuestras mentes.

En la economía de la atención, cientos de miles de empresas se pelean ferozmente por algo que solo te pertenece a ti: tu propio y limitado tiempo. Oliver Burkeman lo define así:

La economía de la atención, al estar diseñada para priorizar lo más llamativo, en lugar de lo más cierto o útil, distorsiona sistemáticamente la imagen del mundo que llevamos en la cabeza en todo momento. Influye en nuestro sentido de lo que importa, en el tipo de amenazas que nos enfrentamos, en lo venales que son nuestros contrincantes políticos y en miles de otras cosas, y todos esos juicios distorisionados luego influyen también en la forma que repartirmos nuestro tiempo offline.

El autor nos recomienda eliminar las aplicaciones de las redes sociales (y no caer en el diseño persuasivo de los desarrolladores) y cambiar la pantalla del móvil a una escala de grises (para dejar de tener una máquina tragaperras en el bolsillo).

Si quieres investigar más te recomiendo la lectura de The Economist: The scientists who make apps addictive.

7. Busca la novedad en lo mundano

Con el tiempo […] la rutina se convierte en una experiencia automática. Los días y las semanas se aplanan en el recuerdo hasta volverse unidades sin contenido, y los años se vacían y se desploman. — William James

Conforme envejecemos nuestra percepción del tiempo se empequeñece. Los días se vuelven cada vez más cortos. El aburrimiento y la rutina van estrechando nuestro tiempo hasta que finalmente se agota.

En épocas más avanzadas de nuestra vida, cuando tenemos estabilidad familiar y laboral resulta muy complicado buscar novedades fuertes que nos mantengan 100% enchufados al momento. Por esa razón una buena salida a este callejón puede pasar por prestar más atención a cada momento por mundano que sea. Sumergirnos en el momento presente.

Realizar meditación, pasear sin un objetivo fijo, escoger una rutina distinta para ir al trabajo, aficionarse a la fotografía (o a la inversión en Bolsa y la gestión del dinero), escribir un diario… puede ser a priori actividades que no revolucionen tu vida, pero sí consigues hacerlas poniendo toda tu atención pueden alterar toda tu perspectiva.

8. Sé un investigador de tus relaciones.

El deseo de sentir que ejercemos un control firme sobre cómo se desarrolla nuestro tiempo provoca numerosos problemas en las relaciones y se manifiesta no solo en la forma de un comportamiento abiertamente “controlador”, sino de fobia al compromiso, incapacidad para escuchar, aburrimiento, y una necesidad de soberanía personal sobre tu propio tiempo que hace que dejes de lado las experiencias comunitarias enriquecedoras.

Una forma de obtener lo máximo de cada interacción pasa por adquirir la mentalidad de que todas las personas tienen algo que enseñarnos. Abrirnos a la otra persona con empatía y curiosidad por indagar en lo que la otra persona tiene por dentro.

La curiosidad es una actitud que se adapta bien al inherentemente impredecible que es vivir con otras personas porque satisface tanto a esas personas que actúan de una forma que te gusta como si ocurre todo lo contrario.

Al no tener expectativas sobre otra persona (lo que realmente jode las relaciones), cualquier relación sólo podrá ir a mejor.

9. Cultiva la generosidad instantánea

Este principio de gestión del tiempo para mortales es muy sencillo.

Siempre que tengas un impulso de generosidad instantánea sigue este impulso de inmediato. No lo pospongas, porque al final acabarás no haciéndolo o no te saldrá tan natural y sincero.

Muchas veces pensamos en escribir un WhatsApp a un ser querido para ver cómo está, llamar a un familiar, invitar a una cerveza a un amigo o agradecer a un compañero de trabajo lo bien que ha hecho algo. Cuando creas que un comentario o un acto pueda tener un impacto positivo sobre otra persona, suéltalo al momento.

10. Ejercita tu capacidad de no hacer nada

Dijo Blaise Pascal que toda la infelicidad del ser humano se deriva de un solo hecho: de que no es capaz de quedarse solo en su habitación.

Pasamos tiempo con todo el mundo, menos con nosotros mismos, que somos la única persona que nos acompañará toda la vida. ¿Notas otra paradoja del mundo moderno?

La solución pasa por hacer la meditación “de no hacer nada”. Reservar un tiempo para no vencernos al impulso de manipular la experiencia o la de otras personas. Para dejar únicamente ser las cosas como son.

Es valioso tiempo con nosotros mismos nos ayudará a organizar nuestro barullo mental. En el día a día nuestros pensamientos son como un mal movido con muchas olas. Cuando no hacemos nada el mar vuelve naturalmente a la calma. Y cuando la quietud gobierna tu mente podrás ver cristalinamente.

Libro Cuatro mil semanas (Gestión del tiempo para mortales)

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Estos son los 10 principios sacados del libro.

Espero que te hayan gustado y te hayan hecho reflexionar.

¿Qué te han parecido esta forma de ver la gestión del tiempo? ¿Crees que no buscar ser productivos en todas las áreas de nuestra vida nos hará, paradójicamente más productivos con el tiempo? Deja tu opinión a continuación. 👇🏻

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